大型先进压水堆及高温气冷堆核电站科技重大专项档案管理实施细则

2019年8月1日21:37:42大型先进压水堆及高温气冷堆核电站科技重大专项档案管理实施细则已关闭评论 38 views

第一章 总则

第一条 为保证大型先进压水堆及高温气冷堆核电站科技重大专项(以下简称“核电专项”)档案的安全性、真实性、可靠  性、完整性和可用性,促进国家科技信息资源长期保存和有效共 享,根据《进一步深化管理改革 激发创新活力 确保完成国家科技重大专项既定目标的十项措施》(国科发重〔2018〕315 号)、《国家科技重大专项(民口)档案管理规定》(国科发专〔2017〕348 号)、《国家科技重大专项(民口)验收管理办法》(国科发专〔2018〕37 号)、《大型先进压水堆及高温气冷堆核电站科技重大专项实施管理办法》和国家相关保密法规,制定本细则。 第二条核电专项档案是指在规划、论证、组织实施、监督评估、考核评价等全过程中产生的,具有保存价值的文字、图表、 声像等各种形式的历史记录,是国家的重要科技资源和知识资产。

第三条 档案管理工作是专项管理的重要组成部分,应贯穿于核电专项实施的全过程。

第二章  组织领导及职责

第四条 国家能源局是核电专项的牵头组织单位,负责对核电专项档案管理工作进行统筹协调和指导监督。主要职责是:

(一)组织制订档案管理相关规定和工作方案。

(二)建立档案管理工作机制和责任体系。

(三)指导和监督核电专项实施管理办公室(以下简称“实 施办”)开展具体档案管理工作。

第五条 实施办具体落实档案管理工作。主要职责是:

(一)制订档案管理相关规定和工作方案。

(二)为档案管理提供人员、资金及档案保管场地等必要支 撑条件。

(三)负责课题档案管理的组织协调、联络沟通、培训指导 及监督检查工作。

(四)组织课题档案的收集、整理、归档及移交工作。

(五)负责收集、整理、归档及移交自身产生的专项管理档 案。

(六)负责指导和监督各分项牵头实施单位(以下简称“牵 头实施单位”)开展分项档案管理、检查工作,指导课题承担单 位开展具体档案管理工作。

第六条 牵头实施单位负责各自分项档案的管理、监督和检查。

主要职责是:

(一)负责落实专项档案管理规定和工作方案。

(二)负责落实分项课题档案管理人员及档案保管场地等必 要支撑条件。

(三)负责分项课题档案管理的组织协调、联络沟通、培训 指导及监督检查工作。

(四)组织分项课题档案的收集、整理、归档、自查及移交 工作。

(五)组织分项档案检查工作,并向实施办提交档案信息资 源。

(六)负责收集、整理、归档及移交自身产生的专项管理档 案。

第七条 课题承担单位要按照法人管理责任制的要求,具体落实本课题档案管理工作。主要职责是:

(一)建立健全课题档案管理制度及工作责任体系,课题负 责人对本课题档案管理工作负直接责任。

(二)为本课题档案管理配备人员、资金及档案保管场地等 必要支撑条件。

(三)规范管理并按时移交本课题档案,保证档案齐全、完 整、真实、准确,及时开展课题档案自查工作。

(四)接受实施办和牵头实施单位组织的档案工作业务指导和检查。

(五)配合实施办和牵头实施单位档案部门完成所承担任务 的档案检查工作,并向实施办提交档案信息资源。

第三章  归档范围与质量

第八条 档案的归档范围主要包括:

(一)综合材料:重要文件,领导的重要讲话记录(录音),  会议纪要,简报,评估报告,年报,通知通告,大事记,出版刊 物,影像资料等。

(二)规划阶段:专项实施方案(含总概算和阶段概算)及 相关材料,专项阶段实施计划(含分年度概算),专项年度计划(含年度预算),专项管理办法、制度等。

(三)申报立项阶段:年度指南,申报书,预算申诉材料, 预算评审报告,申报立项评审材料(论证专家名单、专家承诺书、  专家评审表、专家组意见等)及相关视频资料,立项批复(含预 算),保密协议,任务合同书(含预算书)等。

(四)过程管理阶段:实验任务书、实验大纲,实验、探测、 测试、观测、观察、考察等原始记录、整理记录和综合分析报告  等,各类协议、合同等,样机、样品、标本等实物,设计文件和  图纸,计算文件、数据处理文件,照片、底片、录音带、录像带等声像文件,课题调整、变更材料,三部门监督评估报告,年度、阶段执行情况自评价报告、检查报告,专项阶段执行情况报告/ 专项阶段总结报告等。

(五)综合绩效评价阶段:综合绩效评价申请书,综合绩效评价承诺书,综合绩效评价通知,自评价报告及相关材料,科技  报告,知识产权及其证明类材料,第三方检测、测试、评估报告,  现场测试报告,成果产业化证明类材料,财务抽查报告及整改报  告,审计报告及审计底稿、决算报告等财务相关资料,综合绩效  评价评审类材料(专家签到表、专家承诺书、专家组意见等), 综合绩效评价结论书,产业化年度报告等。

(六)其他需要归档的重要材料。

具体归档范围详见《核电专项档案归档范围表》(附件 4-1)。

第九条 档案质量要求:

档案整理及归档应按照国家相关标准执行。

(一)专项档案的收集、整理应遵循相关规定及标准,保证 内容齐全、完整、真实、准确,能够全面反映重大专项的立项背  景、实施过程、绩效评价及应用转化效果;档案应字迹清楚、图 样清晰、图表整洁等。

(二)专项课题档案按照课题组卷,综合材料按照年度类别 组卷。卷内文件按时间顺序排列,对案卷基本情况进行说明并编 制卷内目录。

(三)纸质档案与电子档案应同步建立并保持信息一致。

第四章  过程管理与保存

第十条 各级管理机构及课题承担单位依据档案管理职责分工及相关规定,对专项各实施阶段产生的应归档的文件进行系统  整理,及时归档保存,并按照《核电专项档案归档范围表》要求 逐级移交。

第十一条 各级管理机构及课题承担单位应当对移交档案实行多套备份,确保移交后本级仍保存完整档案。

第十二条 课题牵头承担单位在课题通过综合绩效评价或终止、撤销后 3 个月内,将本课题档案移交至牵头实施单位。牵头实施单位在每年 5 月底及 11 月底,将分项课题及管理档案移交至实施办。

第十三条 多个单位联合承担的课题,各单位保管各自产生的档案,课题全套档案由牵头承担单位完整保存(商业秘密、技术  秘密等涉密信息除外),联合单位将本单位课题档案移交至牵头  承担单位,商业秘密、技术秘密等涉密信息需要提供完整档案清 单备案。

第十四条 专项档案移交前,应参照《核电专项档案归档范围表》(附件 4-1)及《核电专项档案文件编号规则》(附件 4-2) 对专项课题档案及管理档案分别进行编码标注。

第十五条 移交档案时,应按照国家有关标准,同时移交纸质档案、电子档案并附档案材料清单(附件 4-3、附件 4-4),经档案接收单位审核后,双方履行签收手续。

第十六条档案保管期限为永久。各级管理机构须按照国家法 律规定,向国家有关档案管理机构移交档案。

第十七条 涉密档案管理严格遵照国家相关保密法律法规执行。

第五章  档案检查

第十八条 档案检查是课题综合绩效评价和专项整体评价的必要前提,档案检查以课题为单位进行。

第十九条课题牵头承担单位在课题完成后,向牵头实施单位 提出档案检查申请(附件 4-5)。

第二十条 档案检查工作由专家组具体实施,专家组组成原则:

(一)专家组包含相关技术、财务及档案专家,专家组不少 于 3 人,专家组长由档案专家担任。

(二)档案专家需有在政府机关、高等院校和科研机构、国 有企业等从事档案工作或档案学研究相关经历;具备副高级及以 上专业技术职称;专家选择应遵守回避制度。

第二十一条 档案检查内容主要包括:单位档案管理制度和支持条件情况;档案的完整性、准确性、系统性和有效性情况;档案的分类、整理、组卷、装盒等情况;纸质档案与电子档案对应及真实情况等。

第二十二条由牵头实施单位组织专家组通过现场查验、案卷 抽查等方式进行检查,形成检查专家组意见(附件 4-6)。

第二十三条档案检查意见分为合格与不合格。课题档案检查不合格的,由档案检查组提出整改意见,牵头实施单位督促课题  承担单位限期整改。复检合格后,实施办方可组织综合绩效评价。  档案检查意见需报实施办备案。

第二十四条 课题完成综合绩效评价工作后,牵头实施单位及课题承担单位应将产生的应归档的文件材料归入本课题档案及相 应管理档案。

第六章  共享与利用

第二十五条 各级管理机构和课题承担单位要在严格遵守国家相关保密及知识产权保护的法律规定下,制订档案有效利用制 度,推进档案的共享服务。

第二十六条 各级管理机构应通过现代科技手段加强课题档案信息资源开发利用,为核电专项实施、评估、检查等管理工作 提供便利条件,为科技创新、经济发展和社会进步提供支撑服务。 第二十七条 查阅、摘抄和复印档案,需持有效证件,并登记造册。查阅、摘抄、复印涉密档案,须依据国家相关保密规定,履行审批手续。

第二十八条 对于重要的、珍贵的档案和资料,一般不得提供原件使用。如特殊需要,须按照档案管理权限和工作程序,履行 审批手续。

第七章  监督检查与考核奖惩

第二十九条 各级单位按要求建立档案管理监督检查制度。实施办适时对档案保管及移交情况进行检查考核并通报结果。

第三十条 实施办对档案管理工作中做出突出贡献的单位和个人给予表彰;对没有及时归档移交档案或档案质量存在严重问 题的单位和责任人给予通报批评、限期整改并记入诚信档案。

第三十一条 在档案的收集、整理、保管、利用、服务等管理工作中,出现违法违纪行为的依照《档案管理违法违纪行为处分 规定》处理。

第八章 附则

第三十二条 本细则由国家能源局负责解释。

第三十三条本细则自发布之日起施行。《大型先进压水堆及 高温气冷堆核电站重大专项档案管理实施细则》(国能综通核电〔2018〕132 号)同时废止。

附件:

4-1.核电专项档案归档范围表4-2.核电专项档案文件编号规则

4-3.核电专项课题档案清单[课题层面]

4-4.核电专项课题档案汇总表[专项层面]

4-5.核电专项课题档案检查申请表

4-6.核电专项课题档案检查专家组意见

 

附件 4-1

核电专项档案归档范围表

阶段序号 阶段名称 文件序号 重大专项档案材料名称

(课题单位根据材料内容可细化,主题明确,细分子类)

三部门/

科技部重大司

实施办 课 题 承担单位
 

 

 

A

 

 

 

规划阶段

01 专项实施方案(含总概算和阶段概算)及相关材料 必存 必存 -
02 专项阶段实施计划(含分年度概算) 必存 必存 -
03 专项年度计划(含年度预算) 必存 必存 -
04 专项管理办法、制度 必存 必存 -
05 年度指南 必存 必存 -
 

 

 

 

 

B

 

 

 

 

 

申报立项阶段

01 申报书 必存 必存 必存
02 评审专家综合意见、专家打分表、专家签到表等申报立项评审材料及视频资料 必存 必存 -
03 预算评审报告 必存 必存 -
04 预算申诉材料 有则必存 有则必存 有则必存
05 立项批复(含预算) 必存 必存 必存
06 保密协议 - 有则必存 有则必存
07 任务合同书(含预算书) 必存 必存 必存
08 会议纪要和重要往来函件 - 有则必存 有则必存

 

阶段序号 阶段名称 文件序号 重大专项档案材料名称

(课题单位根据材料内容可细化,主题明确,细分子类)

三部门/

科技部重大司

实施办 课 题 承担单位
09 其他相关材料 - 有则必存 有则必存
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

C

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

过程管理阶段

01 实验任务书、实验大纲 - - 必存
02 实验、探测、测试、观测、观察、考察等原始记录、整理记录和综合分析报告等 - - 有则必存
03 设计文件和图纸(包括各个实施阶段的文件) - - 有则必存
04 计算文件、数据处理文件,照片、底片、录音带、录像带等声像文件 - - 有则必存
05 样品、标本等实物的目录清单(照片、技术参数资料等) - - 有则必存
06 变更材料:人员/项目变更申请、变更批复、变更审查会专家组意见、审查委员会专家名单等各类调整、变更材料 有则必存 有则必存 有则必存
07 与其他单位的协作协议、合同等相关文件 有则必存 有则必存 有则必存
08 三部门监督评估报告 必存 - -
09 年度/阶段执行情况报告、检查报告 - 有则必存 有则必存
10 专项阶段执行情况报告/专项阶段总结报告 必存 必存 -
11 专项年度监督自查报告 有则必存 有则必存 -
12 会议纪要和重要往来函件 - 必存 必存
13 其他相关材料(简报、会议、报告、方案等) 有则必存 有则必存
D 综合绩效 01 综合绩效评价申请书、综合绩效评价承诺书 必存 必存 必存

 

阶段序号 阶段名称 文件序号 重大专项档案材料名称

(课题单位根据材料内容可细化,主题明确,细分子类)

三部门/

科技部重大司

实施办 课 题 承担单位
评价阶段
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

D

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

综合绩效评价阶段

02 综合绩效评价通知 必存 必存 必存
任务材料(10 种)
03 自评价报告及相关材料 必存 必存 必存
04 科技报告 必存 必存 必存
05 知识产权报告、专利及说明书(复印件)、软件著作权、技术标准、论文及研究报告、查新报告等知识产权及证明类 必存 必存 必存
06 第三方检测/测试/评估报告 有则必存 有则必存 有则必存
07 评价现场测试报告 有则必存 有则必存 有则必存
08 用户使用报告及证明/典型用户报告、产业化审核报告等成果产业化证明类 有则必存 有则必存 有则必存
09 专家打分表、专家(组)意见表、专家签到表、专家承诺书等评审类 必存 必存 -
10 综合绩效评价结论书 必存 必存 必存
11 任务评价报告/评价技术报告 有则必存 有则必存 -
12 整改评价会形成材料(复核通知、专家组意见、专家打分表) 有则必存 有则必存 -
财务材料(14 种)
13 财务收支执行情况报告及附表 有则必存 有则必存 有则必存
14 预算调整申请报告及相关批复 有则必存 有则必存 有则必存

 

阶段序号 阶段名称 文件序号 重大专项档案材料名称

(课题单位根据材料内容可细化,主题明确,细分子类)

三部门/

科技部重大司

实施办 课 题 承担单位
15 财务抽查报告及整改报告 有则必存 有则必存 有则必存
 

 

 

 

 

 

 

 

 

D

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

综合绩效评价阶段

16 审计报告及审计底稿 必存 必存 必存
17 财务综合绩效评价报告 必存 必存 -
18 课题年度财务决算报告 有则必存 有则必存 有则必存
19 资金落实和拨付证明 - - 有则必存
20 账户对账单 - 有则必存 有则必存
21 中央、地方、自筹资金、其他渠道资金核算明细账 - - 有则必存
22 资金归垫申请及附件等相关材料 - 有则必存 有则必存
23 财务专家打分表、专家意见等 必存 必存 -
24 设备台账、事务所设备盘点表、评价测试组现场设备盘点表 - 有则必存 有则必存
25 正式评价整改情况报告及附件 有则必存 有则必存 有则必存
26 后续支出情况报告及附件 有则必存 有则必存 有则必存
27 产业化年度报告 有则必存 有则必存 有则必存
28 重大专项整体评价结论 必存 - -
29 实施情况总结报告 必存 - -
  1. 档案实行三级保管制度。其中,表中的“必存”表示必须归档保存档案,即必存项;“有则必存”表示如有此档案,则必须归档,即有则必存项。
  2. 档案的归档坚持纸质与电子档案并重的原则。(原始件保存在形成单位档案部门,移交文件可以是扫描件盖章并承诺其与原件的一致性)
  1. 电子文件或扫描件格式可为:PDF(推荐的版本存档件和移交件)、DOC(原始形成件可与 PDF 存档件同时保存)、JP(E)G、AVI、MP4、KAS、OWL 等。
  1. 未在本表中列出的档案材料,各单位可根据实际需求,按照项目管理阶段对表中的“文件序号”进行扩充。如:C12:XX 文件。

 

 

 

附件 4-2

核电专项档案文件编号规则

专项档案文件编号基本规则如下所示:

 

 

一、编号规则说明

  • 求:文件编号前十四位为课题编号,管理类档案后六位补 0;文件编号第十五位为英文半角“-”;文件编号第十六位为《归档范围表》中阶段序号。共分为 A、B、C、D、E 五个阶段。文件编号后两位为《归档范围表》中文件序号,由两位阿拉 伯数字表示。
  • 求:对形成数量多的文件材料类型(如设计图纸文件)的编号,可在编号基本要求之后,按照档案产生的时间顺序分 别对同一类型文件细分延伸编号。

二、专项档案文件编号示例

例 1:2012ZX06001001-B07(2012 年产生的 06 专项第 001项目 001 课题申报立项阶段的任务合同书)

例 2:2012ZX06000000-C03-01(2012 年产生的 06 专项过程管理阶段的第一批设计文件和图纸)

例 3:2012ZX06000000-C03-02(2012 年产生的 06 专项过程管理阶段的第二批设计文件和图纸)

 

附件 4-3

核电专项课题档案清单[课题层面]

课题名称:              课题编号:                       共                       页/第                       页

 

 

序号

 

专项档案文件编号

 

核电专项课题档案材料名称

对应文件号 载体类型(有则必存

页数

 

备注

电子 纸质

 

移交单位(盖章): 接收单位(盖章):
移交人: 接收人: 交接日期:

 

 

 

附件 4-4

核电专项课题档案汇总表[专项层面]

专项名称:                                                     共                                                     页/第                                                     页

 

序号 档号/课题编号 核电专项档案材料名称 负责人 件数 备注

 

移交单位(盖章): 接收单位(盖章):
移交人: 接收人: 交接日期:

 

说明:1.移交档案材料时提交本表,并附所列课题档案清单(附件 3)。

2.档号:课题档案填写课题编号,管理档案填写档号。

3.档案材料名称:项目档案填写项目名称,非项目档案的档案材料名称要能概括本卷档案的内容。

 

 

附件 4-5

 

大型先进压水堆及高温气冷堆核电站重大专项课题档案检查申请书

 

课题名称
课题编号
档案管理人员及联系

方式

申请检查时间
 

申请单位自检意见

按《核电专项课题档案管理细则》及相关标准要求,已对本项目档

案规范整理,自检符合要求,特申请该课题档案检查。

 

 

 

课题下设子课题情况

子课题名称 子课题编号 承担单位
档案整理情况 本课题纸质档案共包含盒        件。电子档案                              件。
 

 

档案质量情况

 

【对档案质量情况的基本描述,包括档案齐全完整情况(是否包含所有必备项档案等),电子档案与纸质档案信息一致情况等。】

 

提供相关材料

 

1.   核电专项课题档案清单[课题层面](附件 3)

2.   下设子课题档案合格证明

3.   其他

 

 

附件 4-6

大型先进压水堆及高温气冷堆核电站重大专项课题档案检查专家组意见

 

课题名称
课题编号
课题起止时间 年 月至  年 月 检查日期 年 月 日
专家组意见 根据专家个人评议情况,讨论形成课题档案检查意见。

 

 

 

 

 

 

档案检查意见:

 

□ 合格      □ 不合格

 

 

 

专家组长(签字):

专家名单
序号 姓名 单位 专业 职称 签字

 

 

附件下载

大型先进压水堆及高温气冷堆核电站科技重大专项档案管理实施细则

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